Kvalitetsarbeid – Roller og oppgaver

Samtidig vil det i den videre beskrivelsen av system for kvalitetssikring bli det benyttet en del forkortelser og begrep for ulike roller. Disse er:

  • Daglig leder / Fagskolerektor – DL
  • Assisterende rektor – AR
  • Ledergruppe – LG
  • Faglig ansvarlig – FA
  • Underviser – UV
  • Pedagogisk utvalg – PU
  • Kvalitets- og utviklingsutvalg – KUPP (Dette er fagskolens «LOKUT», og har et utvidet mandat i forhold til helheten i AOF Østfolds virksomhetsstruktur).
  • Studieadministrasjon – SA
  • Overordnet pedagogisk ansvarlig – PA
  • Studentrepresentant – SR

 

Tabellen under viser til ulike rollene som beskrives i system for kvalitetsarbeid:

Ansvarlig

Ansvarsområde

Styret

Styret har et overordnet ansvar for kvalitetsarbeidet ved fagskolen. Styret godkjenner blant annet endringer i kvalitetssystemets struktur, eksisterende utdanninger og vedtar strategi og kvalitetsmål.

Fagskolerektor (DL)

Fagskolerektor har det sentrale, operative ansvaret for at krav i lov, forskrifter og interne beskrivelser etterleves ved fagskolen. Fagskolerektor har også ansvaret for at kvalitetssystemet er integrert i fagskolens drift og utvikling. Rektor skal godkjenner tildelte prosessbeskrivelser og innstiller saker til styret som krever godkjenning ifm. kvalitetsarbeid.

Fagskolens ledergruppe

Fagskolens ledergruppe består av daglig leder/Fagskolerektor, assisterende rektor, andre virksomhetsansvarlige.

Assisterende rektor (AR)

Assisterende rektor har det lokale operative ansvaret for at krav i lov, forskrifter og interne beskrivelser etterleves til enhver tid ved studiestedet og er fagskolerektors lokale representant. Assisterende rektor skal sammen med fagskolerektor, legge til rette for at kvalitetssystemet integreres i fagskolens drift og utvikling. Assisterende rektor har også et overordnet ansvar for kvaliteten på læringsmiljø ved studiestedet og skal følge opp kvalitetsavvik innen sitt ansvarsområde. Assisterende rektor leder også det pedagogiske utviklingsarbeid ved fagskolen (PU).

Assisterende rektor kan delegere innen sitt team eller til andre ansatte ved AOF Østfold ulike oppfølgingsansvar og arbeidsoppgaver for enkelte, alt etter kapasitet, kompetanse og behov.

Fagansvarlig (FA)

Fagansvarlig har ansvar for kvaliteten i utdanningene innenfor sitt respektive fagområde. Dette innbefatter årlig revidering av studieplaner, bruk av ulike evalueringer og undersøkelser, innføring og utvikling av pedagogiske modeller (PU), kompetansekartlegging og kompetanseheving av undervisningspersonell, analyse av kunnskapsgrunnlag og kommunisering av disse til faglærere og studenter, oppfølgning av kvalitetsavvik innen sitt fagområde. De(n) har også et ansvar for kvaliteten på læringsmiljø, herunder særskilt tilrettelegging.

Studie-administrasjon (SA)

Studieadministrasjon har ansvaret for kvalitetsarbeidet i de administrative prosessene, både støttende og styrende, mot studiested og student. Dette retter seg hovedsakelig mot veiledning av studenter ifm. opptak, oppstart og eksamen, samt rapportering av fagskolestatistikk, oppfølging av frafall, sørge for distribusjon av inngående/utgående post/informasjon, vitnemålsproduksjon og saksbehandling av søknader fra studenter underveis i utdanningen. Dette er sentrale kvalitetsområder. Administrasjon skal også følge opp kvalitetsavvik innen sitt ansvarsområde.

Underviser (UV)

Underviser har ansvar for undervisningen, gjennomføring av vurderinger, oppfølgning av studenter, gjennomføring av ulike evalueringer, bidra med faglig- og pedagogisk innspill både i eksisterende og nye fagskoletilbud, kan ved noen tilfeller også ha emneansvar, gi innspill til kvalitetsforbedringer og medvirke i øvrig kvalitetsarbeid. Denne rollen skal også Fagansvarlig til tider inneha for å sikre både kontakt med studenter og i forhold til sluttvurdering, og kontakt med sensorer.

Prosjektledelse og utvikling (DL)

Avdeling drift som også leder organet KUPP, har ansvar for prosjektledelse og utvikling ved fagskolen, samt opp mot kryssende virksomheter i AOF Østfold, og ledes av daglig leder (DL). Dette gjelder også arbeidet rundt internasjonalisering og samarbeide med andre fagskole og undervisningsmiljøer. Daglig leder (DL) i avdelingen har ansvaret for at utviklingsprosessene følger gjeldende krav i lov, forskrifter og interne beskrivelser, samt retningslinjer fra tilskuddsgiver dersom dette er gitt fra eksterne aktører. Avdelingen skal også sørge for periodisk evaluering av eksisterende partnerskapssavtaler/ordninger med arbeidsliv, oppretting av nye samarbeidsavtaler, utarbeiding av årsrapport, samt søke og forvalte tilskuddsmidler for bransjeprogram, utviklingsprosjekter. Leder skal også følge opp kvalitetsavvik innen sitt ansvarsområde.

Kvalitets- og utviklingsutvalg/
organ (KUPP)

KUPP har ansvaret for akkrediteringsprosessen (godkjenningsprosessen) ifm. utvikling av nye utdanninger og videreutvikling av eksisterende utdanninger. KUPP skal blant annet sørge for opplæring og bruk av sakkyndige ved behov mot krav i lov og forskrift, utarbeide tilsynsrapport i vurderingen og gjøre klart saksfremlegg for styret med anbefalinger. KUPP skal også rapportere til NOKUT for alle endringer ifm. eksisterende utdanninger, samt opprettelser av nye utdanninger i Institusjonsportalen v/NOKUT. I tillegg skal KUPP også sørge for at tilbud og emner tildeles koder til rapportering videre i DBH og Lånekassen.

Organet skal sikre at krav i lov, forskrifter og interne beskrivelser er tilgjengelig, oppdatert og skal bistå i tilsynsarbeidet med etterlevelse av planverket.  AR i utvalget har ansvaret for at fagskolen jobber systematisk med kvalitetsarbeid og følger opp forbedringstiltak. Videre har organet ansvaret for å etablere og implementere, inkl. opplæring i system for innhenting av kunnskapsgrunnlag om studiekvaliteten, utarbeiding av periodiske analyser og årsrapport, foreslå kvalitetsmål og relevante indikatorer, samt overvåke og vedlikeholde fagskolens avvikssystem.

Organet skal fremme kvalitet og kontinuerlig kvalitetsforbedring fra alle interne aktørers perspektiv, både lokalt og på tvers. Organet setter sammen ut fra området en forvalter de relevante interessenter ved de ulike fagområdene, herunder både studenter og ansatte ved de ulike studiene og avdelingene ved AOF Østfold. Organet skal delta i helhetlig analysearbeid av data fra kvalitetsundersøkelser for hele fagskolen. Utvalget skal foreslå helhetlige kvalitetsforbedrende tiltak basert på data fra undersøkelser, avviksmeldinger og klagesaker, samt bidra aktivitet inn i arbeidet med utvikling av kvalitetsmål og kvalitetsindikatorer. Videre skal organet fremme kvalitetssaker til ledelse og styret. 

Organet oppnevner de nødvendige utvalg med tilhørende nødvendige ressurser og kompetanse for å løse utvalgets mandat og arbeid i tråd med kvalitetssystemets beskrivelser av oppgaver og de prosedyrer som der er angitt.

Arbeidsliv

Arbeidslivet og våre samarbeidspartnere skal bidra til bedring gjennom samarbeidsavtaler, evalueringer, ulike fagråd og utvalg, utviklingsarbeid mv.

Den enkelte ansatt

Hver enkelt ansatt skal sørge for kvalitet i eget arbeid. Det innebærer også å ha kjentskap til fagskolens kvalitetssystem, melde om opplæring og innføring av verktøy og metoder i kvalitetsarbeidet ved behov, delta i evalueringer, kjenne til sin egen rolle i ulike arbeids-, og kvalitetsprosesser og ha kundefokus både internt og eksternt. Melde fra om kvalitetsavvik hvis det oppstår og ellers medvirke i øvrig kvalitetsarbeid.

Studenten (SR)

Alle studenter har meldings- og opplysningsplikt. Dette innbefatter også å melde ifra om kvalitetsavvik, brudd på krav til et forsvarlig læringsmiljø og andre sviktende områder som skolen bør være kjent med for å kunne rette opp feilen. Det er også krav til at studenten skal reflektere over eget arbeid i ulike arbeidsoppdrag, og et viktig bidrag for skolen at studenten også bidrar på øvrige evalueringer, representasjon i ulike råd og utvalg, studentorgan, samt aktivt bruker tillitsvalgt, studentorgan og fagskolens ansatte ved behov.

Lokal tilrettelegger

På geografiske lokasjoner hvor AOF Østfold ikke har kontor og egne ansatte, vil det i noen tilfeller være hensiktsmessig å ha en lokal tilrettelegger. AOF Østfold vil søke kontakt med lokale virksomheter som har erfaring med utdanningsvirksomhet og som har personell med studieadministrativ kompetanse og erfaring. Lokal tilrettelegger skal ivareta praktiske funksjoner overfor yrkesfeltet, fylkeskommune og studenter. Den lokale tilretteleggeren kan for eksempel være en annen AOF avdeling.

Der AOF Østfold bruker lokal tilrettelegger, vil det bli skrevet en kontrakt mellom AOF Østfold og den lokale tilretteleggeren, hvor det defineres hvilken rolle og hvilke oppgaver tilretteleggeren har i leveransen. AOF Østfold har det faglige, pedagogiske og kvalitetsmessige ansvaret for studiet. Undervisningspersonellet skal ha sitt ansettelsesforhold i AOF Østfold.

Som standard vil den lokale tilretteleggeren få følgende oppgaver:

 

Før studiestart:

·         Drive aktivt salg og markedsføring av studiet i eget område basert på informasjonsmateriell utviklet og kvalitetssikret av AOF Østfold

·         Organisere og gjennomføre møter med yrkesfeltet og potensielle studenter  

·         Bistå i rekruttering av undervisningspersonell

·         Skaffe tilveie gode og hensiktsmessige undervisningslokaler. Undervisningslokalene skal godkjennes av AOF Østfold i henhold til fastlagte kvalitetskrav

·         Delta i arbeidet med tilrettelegging og gjennomføring av studentpraksis i henhold til fastsatte rutiner

Under studiet:

·         Være kontaktperson for undervisningspersonell og studenter i alle praktiske gjøremål knyttet til undervisningssituasjonen og studiet

·         Utføre praktiske oppgaver for fagskoleansvarlig kompetanserådgiver og fagskoleansvarlig kontorsekretær

·         Tilrettelegge for gjennomføring av eksamen i henhold til fastsatte rutiner

 

Har du spørsmål?

Kontaktskjema

Se også: