Kvalitetsarbeidet ved AOF Østfold

AOF Østfold

Godt kvalitetsarbeid har en kultur som legger til rette for forbedring, utvikling og medvirkning. Den kjennetegnes av at styret, ledelsen, ansatte og studenter opplever eierskap til og nytteverdi av kvalitetsarbeidet. Ledelse, ansatte og studenter vet hvilke oppgaver og hvilket ansvar de selv har i kvalitetsarbeidet ved fagskolen, og hvem de skal kontakte dersom de har tilbakemeldinger på kvaliteten. Alle bidrar med og mottar informasjon om resultatene av kvalitetsarbeidet. 

Det er fagskolens styre som har det overordnede ansvaret for fagskolens kvalitetsarbeid. Kontinuerlig forbedring skal prege hele driften av fagskolen og legge til rette for kvalitetsfokus på alle nivåer. Studenter og arbeidsliv involveres, og har en vesentlig rolle i vårt kvalitetsarbeid. Kvalitetsarbeidet hos oss skal være forankret i fagskolens styre og ledelse, og gjennom hele virksomheten blant alle ansatte.

Jf. fagskoleloven kap. 2 Akkreditering og godkjenning av fagskoleutdanning, fagskoleforskriften kap. 8 Akkreditering og kvalitetssikring, samt fagskoletilsynsforskriften kap. 4 Krav til fagskolens kvalitetsarbeid. Kvalitetssystemet gjelder for hele fagskolen og alle ansatte.  

System for kvalitetsarbeid ved fagskolen knytter sammen all systemdokumentasjon, gjeldende planverk, evalueringer og annet verktøy som skal bidra i kvalitetsarbeid og måloppnåelse. 

Avdeling for kvalitetsstyring og tilsyn, KUPP ved Fagskolen er ansvarlig for å tilrettelegge for systematisk implementering og vedlikehold av dette arbeidet, samt påse at fagskolen har et godt system som er forankret gjennom hele organisasjon. Systemet skal ha en struktur og et innhold som oppfattes som hensiktsmessig og er gjennomførbart. 

Kvalitetssystemet ved fagskolen er bygget på prosess-tankegang der systemets interessenter er fokus. Dette organiseres gjennom et årshjul for fagskolen og hvor rutine og prosessbeskrivelser er sentrale verktøy. Disse beskriver hvordan vi jobber, hvem som skal utføre de ulike aktivitetene og når.  Prosessene er inndelt i tre hovedkategorier: 

1 Studentens læringsbane:

Fra studenten starter med startkompetanse til utdeling av vitnemål og oppnådd læringsutbytte. Innunder dette området  

  • Startkompetanse 
  • Studiestart 
  • Studieleveranse (Emner og arbeidskrav) 
  • Vurdering, samt vurdering av skikkethet 
  • Eksamen/Sensur 
  • Studieavslutning og læringsutbytte 
2 Styrende prosesser:

De prosessene som styrer fagskolens drift, herunder: 

  • Opptak 
  • Rapportering (DBH og tilskuddsforvalter) 
  • Generell administrasjon og ledelse, HR 
  • Økonomi og drift 
  • Akkreditering og kvalitetsarbeid 
  • Utvikling, prosjekter og samarbeid 
  • Kommunikasjon eksternt og internt 
  • Studentvelferd 
3 Støttende prosesser

De prosessene som støtter oppunder studentens læringsbane. 

  • Administrativ støtte 
  • Læringsplattform 
  • Veiledning og oppfølging 
  • Evaluering 
  • Studentmedvirkning 
  • Saksbehandling 

Kvalitetsarbeidet ved fagskolen er forankret i kvalitetsmodellen gjengitt her, og bygger på et tilpasset PDCA og KAIZEN prinsipp (varig forandring til det bedre). Kvalitetsarbeidet bygger på dette prinsippet som er en strategi for å skape kontinuerlig forbedring av alle aktiviteter og hos alle ansatte og studenter. 

Det jobbes derfor kontinuerlig med forbedringer. Fagskolen må derfor alltid ha oppdatert kunnskap om forhold og prosesser som har vesentlig betydning for kvaliteten i utdanningstilbud som tilbys eller planlegges.

Slik kunnskap skal fremskaffes, evalueres og dokumenteres ved hjelp av:
  1. Kvantitativ informasjon 
  2. Studentenes vurdering av utdanningen og fagskolen som tilbyder 
  3. Undervisningspersonalets, praksisveiledernes og sensorers vurdering 
  4. Eksterne interessenters vurdering–samarbeidspartnere/yrkessektoren 
  5. Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten 
  6. Styrets innvirkning og målsetninger 
  7. Årlige revisjoner av studietilbud iht. fagskoletilsynsforskriften 

Kvalitetssystemet skal være et verktøy for å sikre at den enkelte utdanningen oppnår de målene som er satt for god kvalitet og bidra til kontinuerlig arbeid med kvalitetsforbedringstiltak. Tabellen nedenfor beskriver de overordnete krav til systemet, og for hvilke områder dette naturlig kommer til syne.  

 

Krav til systemet 

Hva, når og hvor 

1 

Sikre at utdanningen holder høy faglig kvalitet knyttet til undervisning og læringsmiljø 

Periodisk revisjon av studieplaner og studietilbud, samt årlig evaluering 

2 

Avdekke sviktende kvalitet 

Avvikssystem, evalueringer, brukerundersøkelser, dialog 

3 

Ha rutiner for systematisk forbedring av systemet 

Tiltaksplaner for avvikssystem, analyser av evalueringer, brukerundersøkelser etc. som følges opp gjennom handlingsplaner 

4 

Dokumentere arbeidsprosesser og kvalitetsarbeid 

Prosessbeskrivelser, årshjul møtereferater, rapporter, sjekklister, handlingsplaner 

5 

Måle fastsatte indikatorer på studiekvaliteten 

Gjøres årlig gjennom resultater presentert i årsrapport for kvalitet, utvikling og drift, og Studiebarometeret. 

 

Alle våre systematiske evalueringer som er avhengig av at kunnskapsgrunnlag skal være oppdatert og gjenstand for arbeidet med å utvikle og heve kvaliteten på våre utdanningstilbud og tjenester.  

Formålet med evalueringene er blant annet: 

  • å opprettholde og forbedre utdanningskvaliteten 
  • å avdekke sviktende kvalitet og forbedringer 
  • å være et verktøy for god kvalitetsstyring 
  • virke motiverende til kontinuerlig arbeid med kvalitetsforbedringer 

Analysene fra de enkelte evalueringene skal danne grunnlaget for å måle i hvilken grad man har oppnådd kvalitetsindikatorene og de målsetningene som er satt for utdanningskvalitet og kvalitet i eget arbeid. I tillegg skal analysene avdekke avvik og være et verktøy for å iverksette korrigerende og forebyggende tiltak. Det er også den fagansvarliges og enkelte lærerens verktøy når emnet skal evalueres, planlegges og gjennomføres på nytt. 

Det er styret og rektor i samarbeid med studenter og ansatte som på bakgrunn av analysene fra evalueringene utarbeider kvalitetsmål og –indikatorer for kommende periode. Dette gjøres ved at forslag til nye kvalitetsmål og kvalitetsindikatorer fremlegges i årsrapporten og vedtas av fagskolens styre. Kvalitetsmålene skal forankres ved hele institusjon. Videre er arbeidet med å revidere studieplaner og studietilbud også et viktig og sentralt forbedringsarbeid, der vi sikrer at våre tilbud er iht. lover og forskrifter. 

Kvalitetsarbeidet ved fagskolen er forankret i kvalitetsmodellen gjengitt her, og bygger på et tilpasset PDCA og KAIZEN prinsipp (varig forandring til det bedre). Kvalitetsarbeidet bygger på dette prinsippet som er en strategi for å skape kontinuerlig forbedring av alle aktiviteter og hos alle ansatte og studenter. 

Fagskolen har mange ulike system for innhenting av kunnskapsgrunnlag. Nedenfor er en opplisting av de ulike systemene vi bruker og hvem som bidrar. Det er uansett viktig at våre studenter bidrar aktivt inn i dette arbeidet, jfr. fagskolens studiereglement og forskrift. 

Det er mange ulike kilder som bidrar med informasjon inn til fagskolens kvalitetsarbeid.  

Institusjonsnivå:
  • Studiebarometeret (Studenter) 
  • Samarbeid med yrkesfeltet (Samarbeidsaktører og Fagskolen) 
    • Resultater fra samarbeid 
    • Evaluering
  • Avvikssystemer / Arenaer 
    • PlusOffice (Ansatte) 
    • Elever: 
      • Skjema for Studentmedvirkning 
      • Skjema for klageadgang 
      • Skjema for Karakterbegrunnelse 
      • Studentombudet 
      • Studentrådet 
      • Studentrepresentasjon i styret, fagskolens klagenemd 
  • Kvalitetsorganet – KUPP (Fagansvarlig, Kvalitetsansvarlig, Rektor, og Studieadministrasjon, og andre etter behov) 
  • System for medarbeidersamtaler og puls-målinger 
  • AMU 
  • Studentrådet 
  • Styremøter 
  • Ledermøter  
Studienivå:
  • Revisjon/Evaluering av studieplaner (Fagansvarlig, Fagskolens ledelse, Sensorer, studenter) 
    • Studentevalueringer 
    • Emneevaluering (Student/Faglærer) 
    • Sensorevalueringer (Sensorer) 
    • Praksisevaluering (Student / Praksisveileder) 
    • Offentlige statistikker og regionale behovsvurderinger 
  • Fagmøter (Fagskolens ledelse og Fagansvarlige) 
  • Fagråd (Fagskolens ledelse, Fagansvarlig, Kvalitetsorganet, Samarbeidspartner, Studieevalueringer) 
  • Fagdager (Ansatte, samarbeidspartnere, nærings- og organisasjonsliv og studenter (Nåværende og tidligere) 

Å utvikle et kunnskapsgrunnlag fra flere kilder er viktig av flere grunner. Det er samtidig også nødvendig å gjøre vurderinger av datagrunnlaget i forhold til eventuelle feilkilder, eller avvik som påvirker sammenligningsgrunnlagets vurderinger. Målet er uansett at man ønsker å få innsikt i de utfordringene som oppstår i organisasjonen, lete etter trender, ha grunnlag for å iverksette ulike tiltak, samt dokumentere kvalitetsarbeidet i fagskolen. Statistikk og periodiske analyser i kvalitetssystemet gir god innsikt i kunnskapsgrunnlaget. Her kan vi raskt avdekke sviktende kvalitetsprosesser og områder som er meldt inn til ansvarlige ved fagskolen.  

Periodiske datagrunnlag
  • Emneevalueringer studenter: Det gjennomføres ut fra fastsatte kriterier periodiske evalueringer av hvert enkelt emne. Alle emner skal evalueres minst en gang i løpet av en treårsperiode. I tillegg til en slik sluttevaluering gjennomføres det også underveisevaluering for alle emner (Underveisevalueringens form kan tilpasses emnets egenart). Et eksempel på underveisevalueringer kan være kvantitativ undersøkelse og/eller Refleksjonshøringer, hvor faglærer sammen med studentgruppen vurderer emnets innhold, leveranse og læringsutbytte. 
  • Emneevaluering faglærere/emneansvarlige: Gjennomføringen av emnet vurderes med tanke på oppnåelse av læringsutbytte, læringsformer og egeninnsats. 
  • Sensorevalueringer: Ekstern sensor skal som en del av sitt sensurarbeid utarbeide en rapport med vurdering av eksamensform, eksamensoppgave vs. definert læringsutbytte og studentenes faglige nivå.  
  • Praksisevalueringer: Det gjennomføres ut fra fastsatte kriterier periodiske evalueringer etter avsluttende praksis. Praksisløpet skal evalueres minst en gang i løpet av en treårsperiode. Undersøkelsen er rettet mot både studenter og praksisveiledere.  
  • Tidligere studenter: Mot slutten av vårsemesteret ber vi tidligere studenter som har studert hos oss om å svare på spørsmål for å avdekke om tillært kompetanse har vært nyttig i arbeidslivet. 
  • Studiebarometeret: Studiebarometeret gjennomføres i regi av NOKUT og er rettet mot studentene. I undersøkelsen stilles det spørsmål om studentenes opplevelse av studiekvaliteten. Studiebarometerets spørsmålsstillinger er forende for fagskolens øvrige kvantitative undersøkelser. Dette for å avstemme utvikling på undernivåer og i mellomperioder.  
  • Samarbeidets med yrkesfeltet: Det gjennomføres ut fra fastsatte kriterier periodiske undersøkelser med våre samarbeidspartnere som er formalisert i samarbeids- og intensjonsavtaler. Dette for å opprettholde dialog, løpende forventningsavklaringer og samarbeidet generelt. 
  • Statistikk: Løpende statistikk om opptak, studiegjennomføring og resultater, og annen statistikk tilknyttet på institusjons- og studienivå. 

 

Denne reviderte systembeskrivelsen av fagskolens kvalitetsarbeid er utviklet etter vedtak fra fagskolens styre for å oppfylle de krav en fagskole må ha får å kunne søke om akkreditering om fagområde-akkreditering. Dette betyr at fagskolen ved godkjennelse om fagområdegodkjenning tildeles fullmakt fra NOKUT til å kunne godkjenne egne utdanninger innen fagområdene: 

  • Helse og oppvekst, og 
  • Økonomi og administrasjon 

Dette betyr at denne systembeskrivelsen innehar nye elementer og rutiner som videreutvikler tidligere godkjent systembeskrivelse godkjent av NOKUT 28.02.2020. 

Akkreditering er en faglig vurdering av om en fagskole eller en fagskoleutdanning oppfyller vilkår gitt av kunnskapsdepartementet og NOKUT. Akkreditering er et vilkår for å kunne tilby fagskoleutdanning. Akkreditert fagskoleutdanning skal være i samsvar med Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk. 

Slik ivaretar fagskolen krav til kvalitet:

Område 

Beskrivelse 

Hjemmel 

Forankring og medvirkning 

Det er fagskolens styre som er ansvarlig for kvalitetsarbeidet. Kvalitetsarbeidet skal være forankret i fagskolens styre og ledelse, og ansatte og studenter skal være involvert i arbeidet. Dette inkluderer også eventuelle studentorganer. 

Fagskolen i Viken har forankret sitt kvalitetssystem og kvalitetsarbeid i styret og ledelse, med involvering av studenter/studentorgan og ansatte. 

System for kvalitetsarbeid beskriver systemet og sammenhengen mellom disse ved å også henvise til underliggende prosessbeskrivelser som beskriver arbeidsprosessene og ansvarsforhold. 

Styrevedtekter 

System for kvalitetsarbeid 

Ansvar og roller kvalitetsarbeid 

Fagskolen skal fastsette mål for kvaliteten i utdanningene 

Fagskolen skal sette mål som er egnet til å belyse kvaliteten i utdanningen(e), og vurdere utdanningene opp mot målene. 

Årlig fastsetter styret nye mål basert på resultatene fra kvalitetsrapporten og forslag fra ansatte og studenter ved fagskolen 

 

Styrevedtekter 

System for kvalitetsarbeid 

Kvalitetsområder, kvalitetsmål og indikatorer 

Fagskolen skal systematisk innhente informasjon for å vurdere måloppnåelse 

  1. Informasjon fra studenter, ansatte, representanter fra yrkesfeltet og eventuelle andre kilder 
  1. Resultater fra fagskolens internkontroll, jf. fagskoleloven § 9 tredje ledd, bokstav f. 

Fagskolen innhenter kunnskapsgrunnlaget for sitt løpende kvalitetsarbeid gjennom årlige og periodiske aktiviteter og prosedyrer. 

Evalueringer 

Studiebarometer NOKUT 

Årsrapport kvalitet, utvikling og drift 

Evaluerings-rapporter fra fagretninger 

Fagskolens internkontroll 

Fagskolen skal sørge for at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, og etablere og sørge for gjennomføring av systematiske kontrolltiltak (internkontroll) for å sikre dette. 

Endringer i krav i lov og forskrifter ivaretas ved periodiske revisjoner og tilsyn av studieplaner, prosesser, årshjul, forskrift om opptak, studier og eksamen ved fagskolen. AOF Østfolds internkontroll er også en del av dette arbeidet. 

Tilsyn og revisjon 

HMS Portal 

Fagskolen skal ha en strategi med mål og tiltak for å utvikle fagområdet, og kunne gjennomføre denne. 

Strategi er opprettet på følgende nivå: 

  • Institusjon 
  • Fagområder 

Rullerende rammeplan (3 års perspektiv)  

Strategi for Fagskolen 

Strategi for fagområder 

System for kvalitetssikring er fagskolens verktøy for å gjennomføre kvalitetsarbeidet, jf. fagskoleforskriften § 49. Fagskolens beskrivelse av systemet for kvalitetssikring skal vise målene for kvalitetsarbeidet, hvordan arbeidet skal gjennomføres, ansvarsforholdene og rapporteringslinjene. 

System for kvalitetsarbeid beskriver systemet og sammenhengen mellom disse ved å også henvise til mål, underliggende prosessbeskrivelser som beskriver arbeidsprosessene og ansvarsforhold. 

System for kvalitetsarbeid  

Ansvar og roller kvalitetsarbeid 

Tilsyn og revisjon 

Fagskolen skal bruke sin vurdering av kvaliteten til å rette opp sviktende kvalitet og videreutvikle kvaliteten i utdanningene. 

Kunnskapsgrunnlaget tas med i revisjonsarbeid for studieplaner, prosessbeskrivelser, årshjul og andre relevante verktøy og dokumentasjon som sikrer beste praksis og forbedring. 

Årsrapport kvalitet, utvikling og drift 

Dokumentasjon 

Fagskolene skal dokumentere kvalitetsarbeidet og står fritt til å velge den mest hensiktsmessige måten å gjøre dette på. Dette arbeidet vil innebære å analysere og oppsummere informasjonen systemet skaper.   

Dokumentasjonen må vise resultatene av kvalitetsarbeidet og eventuelle forslag til tiltak for å utvikle kvaliteten i utdanningene. Resultatene av kvalitetsarbeidet skal presenteres for styret, som er øverst ansvarlig for kvaliteten i utdanningene og for kvalitetsarbeidet.  

 

Årsrapport for kvalitet, utvikling og drift legges frem for styregodkjenning hvert år med forslag til fokus – og satsingsområder for neste periode.  

Rapporten er et sentralt dokument i kvalitetsarbeidet som gjennomgås med ansatte og studenter, samt samarbeidspartnere. I tillegg gjøres det periodiske analyser av ulike kunnskapsgrunnlag som innhentes. Dette er: 

  • Avvikshåndtering 
  • Klagesaker 
  • Studentundersøkelser 
  • Partnerskapsundersøkelser 
  • Andre viktige evalueringer og undersøkelser 

Årsrapport kvalitet, utvikling og drift 

Periodiske analyser 

 

 

For fagskoler med fagområdeakkreditering skal systemet for kvalitetssikring også vise prosedyrer for hvordan skolen 

  1. Oppretter utdanninger den selv har fullmakt å akkreditere 
  1. Gjennomfører vesentlige endringer av utdanninger som hører inn under fagområdet 

Det er etablert prosessbeskrivelser som til enhver tid benyttes i dette arbeidet. 

Utvikling av nye utdanninger 

Utvikling av eksisterende utdanninger 

Lokalt organ for kvalitet i utdanningen 

Fagskolen skal samarbeide med aktører i relevante yrkesfelt om å utvikle og gjennomføre utdanninger innenfor fagområde 

Fagskolen har dokumentert jevnlige dialoger med våre samarbeidspartnere gjennom møtereferat, spørreundersøkelser om samarbeid, periodiske gjennomganger av samarbeidsavtaler etc. 

Partnerskaps-avtaler 

Fagråd 

viser organisering av operative drift ved AOF Østfold, og de ulike avdelingenes sammenhenger. Fagskolen er en selvstendig enhet, og organisert som en egen avdeling innunder AOF Østfold, og er definert med egen segmentnote i årsregnskapet, med tilhørende resultatregnskap og balanse. Dette for å ivareta den rapporteringsstruktur som ligger innunder økonomirapport til Database for statistikk om høyere utdanning – DBH. Styret for AOF Østfold er det samme som for Fagskolevirksomheten. 

Figuren under viser en visuell ansvars- og myndighetsmatrise for sentrale deler av System for kvalitetssikring ved fagskolen:

Samtidig vil det i den videre beskrivelsen av system for kvalitetssikring bli det benyttet en del forkortelser og begrep for ulike roller. Disse er: 

  • Daglig leder / Fagskolerektor – DL 
  • Assisterende rektor – AR 
  • Ledergruppe – LG 
  • Faglig ansvarlig – FA 
  • Underviser – UV 
  • Pedagogisk utvalg – PU 
  • Kvalitets- og utviklingsutvalg – KUPP (Dette er fagskolens «LOKUT», og har et utvidet mandat i forhold til helheten i AOF Østfolds virksomhetsstruktur). 
  • Studieadministrasjon – SA 
  • Overordnet pedagogisk ansvarlig – PA 
  • Studentrepresentant – SR 
Tabellen under viser til ulike rollene som beskrives i system for kvalitetsarbeid:

 

Ansvarlig 

Ansvarsområde 

Styret 

Styret har et overordnet ansvar for kvalitetsarbeidet ved fagskolen. Styret godkjenner blant annet endringer i kvalitetssystemets struktur, eksisterende utdanninger og vedtar strategi og kvalitetsmål. 

Fagskolerektor (DL) 

Fagskolerektor har det sentrale, operative ansvaret for at krav i lov, forskrifter og interne beskrivelser etterleves ved fagskolen. Fagskolerektor har også ansvaret for at kvalitetssystemet er integrert i fagskolens drift og utvikling. Rektor skal godkjenner tildelte prosessbeskrivelser og innstiller saker til styret som krever godkjenning ifm. kvalitetsarbeid. 

Fagskolens ledergruppe 

Fagskolens ledergruppe består av daglig leder/Fagskolerektor, assisterende rektor, andre virksomhetsansvarlige. 

Assisterende rektor (AR) 

Assisterende rektor har det lokale operative ansvaret for at krav i lov, forskrifter og interne beskrivelser etterleves til enhver tid ved studiestedet og er fagskolerektors lokale representant. Assisterende rektor skal sammen med fagskolerektor, legge til rette for at kvalitetssystemet integreres i fagskolens drift og utvikling. Assisterende rektor har også et overordnet ansvar for kvaliteten på læringsmiljø ved studiestedet og skal følge opp kvalitetsavvik innen sitt ansvarsområde. Assisterende rektor leder også det pedagogiske utviklingsarbeid ved fagskolen (PU).  

Assisterende rektor kan delegere innen sitt team eller til andre ansatte ved AOF Østfold ulike oppfølgingsansvar og arbeidsoppgaver for enkelte, alt etter kapasitet, kompetanse og behov.  

Fagansvarlig (FA) 

Fagansvarlig har ansvar for kvaliteten i utdanningene innenfor sitt respektive fagområde. Dette innbefatter årlig revidering av studieplaner, bruk av ulike evalueringer og undersøkelser, innføring og utvikling av pedagogiske modeller (PU), kompetansekartlegging og kompetanseheving av undervisningspersonell, analyse av kunnskapsgrunnlag og kommunisering av disse til faglærere og studenter, oppfølgning av kvalitetsavvik innen sitt fagområde. De(n) har også et ansvar for kvaliteten på læringsmiljø, herunder særskilt tilrettelegging. 

Studie-administrasjon (SA) 

Studieadministrasjon har ansvaret for kvalitetsarbeidet i de administrative prosessene, både støttende og styrende, mot studiested og student. Dette retter seg hovedsakelig mot veiledning av studenter ifm. opptak, oppstart og eksamen, samt rapportering av fagskolestatistikk, oppfølging av frafall, sørge for distribusjon av inngående/utgående post/informasjon, vitnemålsproduksjon og saksbehandling av søknader fra studenter underveis i utdanningen. Dette er sentrale kvalitetsområder. Administrasjon skal også følge opp kvalitetsavvik innen sitt ansvarsområde. 

Underviser (UV) 

Underviser har ansvar for undervisningen, gjennomføring av vurderinger, oppfølgning av studenter, gjennomføring av ulike evalueringer, bidra med faglig- og pedagogisk innspill både i eksisterende og nye fagskoletilbud, kan ved noen tilfeller også ha emneansvar, gi innspill til kvalitetsforbedringer og medvirke i øvrig kvalitetsarbeid. Denne rollen skal også Fagansvarlig til tider inneha for å sikre både kontakt med studenter og i forhold til sluttvurdering, og kontakt med sensorer. 

Prosjektledelse og utvikling (DL) 

Avdeling drift som også leder organet KUPP, har ansvar for prosjektledelse og utvikling ved fagskolen, samt opp mot kryssende virksomheter i AOF Østfold, og ledes av daglig leder (DL). Dette gjelder også arbeidet rundt internasjonalisering og samarbeide med andre fagskole og undervisningsmiljøer. Daglig leder (DL) i avdelingen har ansvaret for at utviklingsprosessene følger gjeldende krav i lov, forskrifter og interne beskrivelser, samt retningslinjer fra tilskuddsgiver dersom dette er gitt fra eksterne aktører. Avdelingen skal også sørge for periodisk evaluering av eksisterende partnerskapssavtaler/ordninger med arbeidsliv, oppretting av nye samarbeidsavtaler, utarbeiding av årsrapport, samt søke og forvalte tilskuddsmidler for bransjeprogram, utviklingsprosjekter. Leder skal også følge opp kvalitetsavvik innen sitt ansvarsområde. 

Kvalitets- og utviklingsutvalg/ 
organ (KUPP) 

KUPP har ansvaret for akkrediteringsprosessen (godkjenningsprosessen) ifm. utvikling av nye utdanninger og videreutvikling av eksisterende utdanninger. KUPP skal blant annet sørge for opplæring og bruk av sakkyndige ved behov mot krav i lov og forskrift, utarbeide tilsynsrapport i vurderingen og gjøre klart saksfremlegg for styret med anbefalinger. KUPP skal også rapportere til NOKUT for alle endringer ifm. eksisterende utdanninger, samt opprettelser av nye utdanninger i Institusjonsportalen v/NOKUT. I tillegg skal KUPP også sørge for at tilbud og emner tildeles koder til rapportering videre i DBH og Lånekassen. 

Organet skal sikre at krav i lov, forskrifter og interne beskrivelser er tilgjengelig, oppdatert og skal bistå i tilsynsarbeidet med etterlevelse av planverket.  AR i utvalget har ansvaret for at fagskolen jobber systematisk med kvalitetsarbeid og følger opp forbedringstiltak. Videre har organet ansvaret for å etablere og implementere, inkl. opplæring i system for innhenting av kunnskapsgrunnlag om studiekvaliteten, utarbeiding av periodiske analyser og årsrapport, foreslå kvalitetsmål og relevante indikatorer, samt overvåke og vedlikeholde fagskolens avvikssystem. 

Organet skal fremme kvalitet og kontinuerlig kvalitetsforbedring fra alle interne aktørers perspektiv, både lokalt og på tvers. Organet setter sammen ut fra området en forvalter de relevante interessenter ved de ulike fagområdene, herunder både studenter og ansatte ved de ulike studiene og avdelingene ved AOF Østfold. Organet skal delta i helhetlig analysearbeid av data fra kvalitetsundersøkelser for hele fagskolen. Utvalget skal foreslå helhetlige kvalitetsforbedrende tiltak basert på data fra undersøkelser, avviksmeldinger og klagesaker, samt bidra aktivitet inn i arbeidet med utvikling av kvalitetsmål og kvalitetsindikatorer. Videre skal organet fremme kvalitetssaker til ledelse og styret.  

Organet oppnevner de nødvendige utvalg med tilhørende nødvendige ressurser og kompetanse for å løse utvalgets mandat og arbeid i tråd med kvalitetssystemets beskrivelser av oppgaver og de prosedyrer som der er angitt.  

Arbeidsliv 

Arbeidslivet og våre samarbeidspartnere skal bidra til bedring gjennom samarbeidsavtaler, evalueringer, ulike fagråd og utvalg, utviklingsarbeid mv. 

Den enkelte ansatt 

Hver enkelt ansatt skal sørge for kvalitet i eget arbeid. Det innebærer også å ha kjentskap til fagskolens kvalitetssystem, melde om opplæring og innføring av verktøy og metoder i kvalitetsarbeidet ved behov, delta i evalueringer, kjenne til sin egen rolle i ulike arbeids-, og kvalitetsprosesser og ha kundefokus både internt og eksternt. Melde fra om kvalitetsavvik hvis det oppstår og ellers medvirke i øvrig kvalitetsarbeid. 

Studenten (SR) 

Alle studenter har meldings- og opplysningsplikt. Dette innbefatter også å melde ifra om kvalitetsavvik, brudd på krav til et forsvarlig læringsmiljø og andre sviktende områder som skolen bør være kjent med for å kunne rette opp feilen. Det er også krav til at studenten skal reflektere over eget arbeid i ulike arbeidsoppdrag, og et viktig bidrag for skolen at studenten også bidrar på øvrige evalueringer, representasjon i ulike råd og utvalg, studentorgan, samt aktivt bruker tillitsvalgt, studentorgan og fagskolens ansatte ved behov. 

Lokal tilrettelegger 

På geografiske lokasjoner hvor AOF Østfold ikke har kontor og egne ansatte, vil det i noen tilfeller være hensiktsmessig å ha en lokal tilrettelegger. AOF Østfold vil søke kontakt med lokale virksomheter som har erfaring med utdanningsvirksomhet og som har personell med studieadministrativ kompetanse og erfaring. Lokal tilrettelegger skal ivareta praktiske funksjoner overfor yrkesfeltet, fylkeskommune og studenter. Den lokale tilretteleggeren kan for eksempel være en annen AOF avdeling.  

Der AOF Østfold bruker lokal tilrettelegger, vil det bli skrevet en kontrakt mellom AOF Østfold og den lokale tilretteleggeren, hvor det defineres hvilken rolle og hvilke oppgaver tilretteleggeren har i leveransen. AOF Østfold har det faglige, pedagogiske og kvalitetsmessige ansvaret for studiet. Undervisningspersonellet skal ha sitt ansettelsesforhold i AOF Østfold. 

Som standard vil den lokale tilretteleggeren få følgende oppgaver: 

 

Før studiestart:  

  • Drive aktivt salg og markedsføring av studiet i eget område basert på informasjonsmateriell utviklet og kvalitetssikret av AOF Østfold 
  • Organisere og gjennomføre møter med yrkesfeltet og potensielle studenter    
  • Bistå i rekruttering av undervisningspersonell 
  • Skaffe tilveie gode og hensiktsmessige undervisningslokaler. Undervisningslokalene skal godkjennes av AOF Østfold i henhold til fastlagte kvalitetskrav 
  • Delta i arbeidet med tilrettelegging og gjennomføring av studentpraksis i henhold til fastsatte rutiner 

Under studiet: 

  • Være kontaktperson for undervisningspersonell og studenter i alle praktiske gjøremål knyttet til undervisningssituasjonen og studiet 
  • Utføre praktiske oppgaver for fagskoleansvarlig kompetanserådgiver og fagskoleansvarlig kontorsekretær 
  • Tilrettelegge for gjennomføring av eksamen i henhold til fastsatte rutiner 

Studentråd 

Skolen har et studentråd som består av tillitsvalgte med vararepresentanter fra alle skolens undervisningsgrupper/klasser. Leder og nestleder sitter i Fagskolens styre, og lokal klagenemnd. 

Kvalitetsutvalg (KUPP) 

Fagskolen har opprettet kvalitetsutvalg som skal fremme kvalitet og kontinuerlig kvalitetsforbedring fra alle interne aktørers perspektiv, både lokalt og på tvers. Kvalitetsutvalget er sammensatt av personer som har sentrale roller i det løpende kvalitetsarbeidet. Utvalget skal foreslå helhetlige kvalitetsforbedrende tiltak basert på data fra undersøkelser, avviksmeldinger og klagesaker, samt bidra aktivitet inn i arbeidet med utvikling av kvalitetsmål og kvalitetsindikatorer. Videre skal utvalget fremme kvalitetssaker til ledelse og styret.  

HMS 

Skolens målsetting er å sikre et godt arbeidsmiljø for studenter og ansatte. Det skal også bidra til et forsvarlig fysisk og psykososialt lærings- og arbeidsmiljø som fremmer trivsel og helse. Fagskolens verneombud skal arbeide for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten og skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet og følge nøye med på utviklingen av arbeidsmiljøet 

Lokal Klagenemnd 

Styret har opprettet en klagenemnd som skal behandle klager over aktuelle enkeltvedtak som styret selv ikke behandler. Klagenemnden består av fem medlemmer med personlig vara. Leder og personlig vara skal oppfylle de lovbestemte kravene for lagdommere. I tillegg er det to representanter fra studentene og to representanter fra styret. Klagenemnda er vedtaksfør når lederen eller dens vara og to andre medlemmer er tilstede. 

Nasjonal Klagenemd for fagskoleutdanning (fagskoleklagenemnda) 

Kunnskapsdepartementet har oppnevnt nasjonal klagenemd med hjemmel i fagskoleloven og forskrift om fagskoleutdanning. Dette er en rett klageinstans for avgjørelser som fagskolene fatter med hjemmel i fagskoleloven §20- §27, og skal behandle klager over enkeltvedtak som gjelder annullering av eksamen m.m., utestengning, bortvisning, vurdering av skikkethet og krav til politiattest. Dersom studenten påklager et vedtak fattet av fagskolen, og fagskolen ikke finner grunnlag for å omgjøre det, skal saken snarest oversendes til fagskoleklagenemnda. 

Skikkethetsnemnd 

En student som i utdanningen eller i fremtidig yrkesutøvelse kan utgjøre fare for liv, fysisk og/eller psykisk helse, rettigheter og sikkerhet til barn, unge eller voksne i sårbare situasjoner, er ikke skikket for yrket. I utdanninger hvor dette er relevant, gjøres det en kontinuerlig skikkethetsvurdering av samtlige studenter. Det er skikkethetsansvarlig som gjør en fortløpende vurdering og eventuelt gir innstilling til skikkethetsnemnden for videre saksbehandling. Fagskolen er tilsluttet en sentral Skikkethetsnemnd som vurderer om studenten er skikket eller ikke basert på innstilling fra fagskolens skikkethetsansvarlige og gjennomfører samtaler med studenten hvis nødvendig. Skikkethetsnemnden gir innstilling til klagenemnd for vedtak.  

Studentombud 

Studentombudet er en uavhengig tjeneste som fagskolen tilbyr alle studenter, og studentombudet har taushetsplikt, men ikke vedtaksrett, men skal være en som en kan ta kontakt med for å få hjelp til noe en sliter med i studenthverdagen, og kan være et bindeledd mellom medstudenter og fagskolen. 

Kvalitetsarbeidet ved Fagskolen i Viken er avhengig av at studentene involveres og medvirker. Dette gjøres på flere arenaer og på tvers av hele institusjonen. Vi har ulike metoder for innhenting av kunnskapsgrunnlag, og tilbakemeldinger fra studentene trenger vi for å sikre forbedringer, standardiseringer og etterlevelse av krav i lov og forskrift. 

Kvalitetsarbeidet ved Fagskolen er avhengig av at studentene involveres og medvirker. Dette gjøres på flere arenaer og på tvers av hele institusjonen. Dette ligger samtidig innunder fagskolens arbeid med innhenting av kunnskapsgrunnlag, og tilbakemeldinger fra studentene etter gjeldende lov og forskrift som omhandler studentmedvirkning. Studentenes rettigheter, ansvar og plikter rundt studentmedvirkning er medtatt i forskrift for fagskolen ved AOF Østfold. 

Informasjon om, og adgang til gis både gjennom fagskolens nettsider, og vi fagskolens læringsplattform, samt studieadministrativt system der dette er naturlig.  

Studentene kan rapportere avvik og varsler gjennom fagskolens nettside når det kommer til: 

  1. Skjema for studentmedvirkning: 
    1. Kvalitetsavvik 
    2. Forbedringsforslag 
    3. Drift eller renhold 
    4. Noe er alvorlig 
    5. Lyst å delta i våre utviklingsprosjekt? 
  2. Skjema for Karakterbegrunnelse 
  3. Skjema for forespørsler om  
    1. Opptak 
    2. Godskriving og fritak 
    3. Emnekarakter 
    4. Formelle feil ved eksamen, tester og lignende 
    5. Eksamenskarakter 
    6. Annullering 
    7. Særskilt tilrettelegging 
    8. Utestengning og bortvisning 
    9. Skikkethet 
    10. Politiattest 
    11. Andre enkeltvedtak 

Andre arenaer for studentmedvirkning: 

  1. Styret: Studentene er representert i fagskolens styre med studentrepresentant med personlig vara 
  2. Studentrådet: Alle tillitsvalgte med personlige vara har tilgang til fagskolens studentråd 
  3. Tillitsvalgtordning: Fagskolen påser at de ulike studiegrupper etablerer en tillitsvalgtordning med studenttillitsvalg med vara 
  4. Studentombud: Fagskolen har etablert et eget studentombud 
  5. Lokal klagenemd: Fagskolen har etter lov og forskrift etablert lokal klagenemd hvor studentene er representert 
  6. Medvirkning i kvalitetsutvikling: Studenter inviteres til å delta i arbeidet og arenaer med kvalitetsutvikling der det er en naturlig sammenheng. 

Fagskolen ved AOF Østfold har som mål å bygge opp et helhetlig kvalitetssikringssystem som ivaretar både studenter og ansatte. Godt kvalitetsarbeid handler om å bygge en kultur som legger til rette for forbedring, utvikling og medvirkning. Den skal kjennetegnes av at styret, ledelsen, ansatte og studenter opplever eierskap til, og nytteverdi av kvalitetsarbeidet ved fagskolen. Ledelse, ansatte og studenter skal kjenne til hvilke oppgaver og hvilket ansvar og roller de selv har i det løpende kvalitetsarbeidet ved fagskolen. En skal kjenne til hvor en skal rapportere om ulike forhold som berører kvaliteten ved den enkelte utdanning eller fagområde, eller andre forhold som berører kvalitetsarbeidet ved fagskolen. Resultatet av skolens kvalitetsarbeid skal gjøres tilgjengelig for alle parter, og skal være et element i det løpende kvalitetsarbeidet ved fagskolen.  

Kvalitetssikringssystemet er ikke et statisk system, men et system som naturlig bør endres i takt med utviklingen av fagskoleutdanningene, endringer og krav i samfunnet, og tilbakemeldinger en får fra fagskolenes ulike interessegrupper. Dette betyr samtidig at prosedyrene også vil bli endret ved behov.  

Ved vesentlige endringer av prosedyrer skal alle berørte parter informeres der dette har en relevans, eller er et krav for de godkjenninger og/eller tildelinger fagskolen mottar. Vesentlige endringer kan være et resultat av evalueringer gitt av studenter, faglærere, sensorer og eksterne interessenter. Assisterende rektor, kvalitets- og utviklingsutvalget, faglig ansvarlige og fagskolens studieadministrasjon foretar hvert halvår en gjennomgang av aktiviteter som omfatter de ulike aktive fagskoleutdanningene.  

Styret blir rutinemessig orientert om drift og utvikling innen fagskoleområdet.  

Det utarbeides en årsrapport som oppsummerer de vesentlige resultatene og endringer gjennom året.  

Oppsummerende mål for arbeidet med kvalitetssikring

AOF Østfold har som overordnet mål at kvalitetsarbeidet i organisasjonen skal bidra til: 

  • Å fremme en kvalitetsbevisst kultur, der alle involverte parter arbeider for å bygge en felles forståelse av begrepet kvalitet, med utvikling og kontinuerlig forbedring som målsetting 
  • Å sikre inntaks-, innsats og resultatkvalitet 
  • Å sikre god dokumentasjon av kvalitetsutviklingsarbeidet 
  • Å avdekke kvalitetsmessig svake forhold, dokumentere avvik og gjennomføre forbedringstiltak 
  • Å sikre AOF Østfolds fagskoletilbud et godt omdømme både internt og eksternt 

Med bakgrunn i god kvalitet og gode rutiner vil vi oppnå:  

  • Å sikre høy kvalitet på utdanningene  
  • Å skape et godt pedagogisk læringsmiljø for studentene  
  • Å sikre at studentene gjennomfører sine studier med best mulige resultater og innenfor normert tid  

Kvalitetssikringssystemet skal ivareta følgende funksjoner:  

  • Sikre at krav og forventninger beskrevet i relevante lover, forskrifter og retningslinjer ivaretas  
  • Sikre en stadig kvalitetsforbedring av fagskoletilbudene ved at avvik i forhold til minimumskrav og rutiner skal avdekkes og utbedres så raskt som mulig 

For at fagskolen skal kunne ivareta og måle kvaliteten på utdanningstilbudene og bruke kunnskapsgrunnlaget til å gjøre utdanningene bedre, skal det gjennomføres periodiske kontroll- og tilsynsaktiviteter av akkrediterte utdanningstilbud og interne arbeidsprosesser.  

Det er både i lov og forskrift gitt krav til hvordan gjennomføringen av kvalitetssikring av utdanningstilbudene skal skje. Sjekklisten kontrollerer at systemet både fanger opp meldinger om avvik underveis og at det foretas en årlig gjennomgang med sikte på revisjon foran det kommende skoleåret. Sjekklisten tar utgangspunkt i til enhver tid gjeldende lovverk og forskrifter. 

  1. Systemet sikrer kontinuerlige forbedringer, det vil si årlig gjennomgang. 
  2. Systemet sikrer fagenes yrkesrelevans. 
  3. Systemet sørger for at kvalitetssikrings-arbeidet blir dokumentert skriftlig. 
  4. Systemet fremskaffer informasjon etter kvantitative indikatorer som belyser kvaliteten i utdanningstilbudet. 
  5. Studentene gis anledning til å vurdere utdanningstilbudets innhold, undervisning, arbeidsmetoder, utstyr og annen infrastruktur, samt det totale læringsmiljøet. Studentvurderingene dokumenteres og brukes aktivt i kvalitetsarbeidet. 
  6. Undervisere og sensorene gir sin egen skriftlige vurdering av styrker og svakheter i utdanningstilbudet. 
  7. For å sikre yrkesrelevant gjennomfører skolen periodiske undersøkelser av eksterne interessenters vurderinger. 
  8. Ledelsen foretar årlig en overordnet vurdering av kvaliteten i utdanningstilbudet(ene). Denne vurderingen/årsrapporten behandles av styret, og er tilgjengelig for NOKUT. 
  9. Den informasjonen som kvalitetssikringssystemet produserer er åpent tilgjengelig for ansatte og studenter, slik at alle kan ha innsyn i de kvalitetsvurderingene som gjøres og de tiltak som iverksettes i kvalitetsarbeidet. Slik sikrer en også at studentene får tilbakemelding på sine vurderinger av utdanningstilbudet. 
  10. Systemet avdekker sviktende kvalitet, det vil si at studenter, ansatte og andre har mulighet til, og oppfordres til, å melde om kvalitetssvikt underveis i skoleåret. 
  11. Systemet sikrer at nye bestemmelser blir innlemmet i kvalitetssikringsarbeidet 
  12. Varslingsrutiner sikrer at systembeskrivelsen blir oppdatert i henhold til nye lover og forskrifter 

Har du spørsmål?

Kontaktskjema